KLAUZULA INFORMACYJNA DLA KLIENTÓW

GLASS CAR ANDRZEJ ZBILSKI

Szanowni Państwo,

zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”) przekazujemy informacje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest:

GLASS CAR ANDRZEJ ZBILSKI
ul. Jagiellońska 67B
70-382 Szczecin
NIP: 852-111-87-19

Z Administratorem można kontaktować się:

  • listownie – na wskazany wyżej adres,
  • telefonicznie – za pośrednictwem numerów kontaktowych GLASS CAR,
  • pocztą elektroniczną – na adres: [wpisać adres e-mail].

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz realizacją praw wynikających z RODO należy kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.

2. Cele i podstawy przetwarzania danych

Państwa dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

A. Przygotowanie oferty, zawarcie i wykonanie umowy

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

  • udzielenia odpowiedzi na zapytanie,
  • przygotowania wyceny,
  • kontaktu dotyczącego usługi,
  • umówienia terminu wizyty,
  • identyfikacji pojazdu,
  • doboru właściwej szyby, części lub materiałów,
  • przyjęcia pojazdu do serwisu,
  • wykonania naprawy lub wymiany szyby,
  • wykonania innych zamówionych usług,
  • kontaktu dotyczącego przebiegu i zakończenia usługi,
  • wydania pojazdu,
  • obsługi płatności,
  • wykonania innych czynności niezbędnych do realizacji zlecenia.

Jeżeli Klient zleca GLASS CAR pomoc przy likwidacji szkody komunikacyjnej lub szybowej, dane mogą być również przetwarzane w zakresie niezbędnym do kontaktu z ubezpieczycielem, leasingodawcą, właścicielem pojazdu lub innym podmiotem uczestniczącym w realizacji zlecenia.

B. Wypełnienie obowiązków prawnych Administratora

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dane mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

  • wystawienia faktury lub innego dokumentu sprzedaży,
  • prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej,
  • realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych i innych obowiązujących przepisów,
  • udostępnienia danych organom publicznym, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa,
  • przechowywania dokumentacji przez okres wymagany przepisami.

C. Realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Prawnie uzasadnionymi interesami Administratora są w szczególności:

  • ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami,
  • dokumentowanie wykonanych usług,
  • prowadzenie i archiwizacja dokumentacji serwisowej,
  • obsługa reklamacji i zgłoszeń gwarancyjnych,
  • kontakt z Klientem dotyczący wykonanej usługi,
  • wyjaśnianie sporów związanych ze stanem pojazdu lub zakresem wykonanych prac,
  • zapewnienie bezpieczeństwa osób, pojazdów i mienia,
  • zapobieganie kradzieżom, uszkodzeniom mienia i innym zdarzeniom,
  • prowadzenie monitoringu wizyjnego na terenie warsztatu i jego bezpośredniego otoczenia,
  • ochrona praw i interesów Administratora.

3. Marketing własnych usług

Dane mogą być wykorzystywane do marketingu własnych usług Administratora wyłącznie w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy.

Jeżeli marketing miałby być prowadzony z wykorzystaniem telefonu, SMS, poczty elektronicznej lub innych środków komunikacji elektronicznej, Administrator będzie korzystał z tych kanałów wyłącznie po spełnieniu wymagań wynikających z przepisów Prawa komunikacji elektronicznej, w tym po uzyskaniu uprzedniej zgody, jeżeli jest ona wymagana.

Klient może w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu jego danych do celów marketingu bezpośredniego.

Po wniesieniu skutecznego sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w tym celu.

4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od rodzaju zlecenia lub kontaktu Administrator może przetwarzać w szczególności:

  • imię i nazwisko,
  • numer telefonu,
  • adres e-mail,
  • adres zamieszkania, korespondencyjny lub adres prowadzenia działalności,
  • nazwę firmy,
  • NIP,
  • dane potrzebne do wystawienia dokumentów sprzedaży,
  • markę, model i rocznik pojazdu,
  • numer rejestracyjny,
  • numer VIN,
  • dane dotyczące właściciela lub użytkownika pojazdu,
  • informacje o uszkodzeniu pojazdu lub szyby,
  • zdjęcia pojazdu, szyby lub uszkodzenia,
  • informacje o wykonanych usługach,
  • dane dotyczące reklamacji i gwarancji,
  • informacje związane z likwidacją szkody ubezpieczeniowej,
  • numer szkody i inne dane niezbędne do kontaktu z ubezpieczycielem,
  • wizerunek utrwalony przez monitoring wizyjny, jeżeli osoba przebywa na obszarze objętym monitoringiem.

Administrator przetwarza wyłącznie dane potrzebne do realizacji określonego celu.

5. Dobrowolność i obowiązek podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne, jednak część danych jest niezbędna do:

  • przygotowania wyceny,
  • identyfikacji pojazdu,
  • prawidłowego doboru szyby lub części,
  • zawarcia i wykonania umowy,
  • wykonania usługi,
  • kontaktu z Klientem,
  • obsługi szkody ubezpieczeniowej,
  • wystawienia faktury,
  • obsługi reklamacji lub gwarancji.

Niepodanie danych niezbędnych do realizacji danego celu może uniemożliwić wykonanie usługi lub określonej czynności.

Jeżeli obowiązek podania danych wynika z przepisów prawa, podanie tych danych jest obowiązkowe w zakresie określonym tymi przepisami.

6. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

  • biuro rachunkowe,
  • dostawcy usług informatycznych,
  • dostawcy hostingu i poczty elektronicznej,
  • podmioty obsługujące stronę internetową oraz systemy informatyczne Administratora,
  • dostawcy oprogramowania księgowego, fakturowego i serwisowego,
  • banki i operatorzy płatności,
  • firmy kurierskie, pocztowe i transportowe,
  • dostawcy szyb, części oraz materiałów,
  • producenci i dystrybutorzy szyb lub części – jeżeli jest to potrzebne do identyfikacji produktu, reklamacji lub gwarancji,
  • ubezpieczyciele oraz podmioty uczestniczące w likwidacji szkody,
  • leasingodawcy, zarządcy flot i właściciele pojazdów – jeżeli jest to niezbędne do realizacji zlecenia,
  • kancelarie prawne, doradcy podatkowi i inni profesjonalni doradcy,
  • podmioty zapewniające ochronę lub bezpieczeństwo mienia,
  • sądy, organy administracji publicznej, organy ścigania oraz inne podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.

Podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora mogą przetwarzać dane na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych, jeżeli wymagają tego przepisy RODO.

7. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z przepisów prawa albo jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

W szczególności:

  • dane dotyczące zapytań i wycen, które nie doprowadziły do wykonania usługi – przez okres niezbędny do obsługi zapytania, a następnie przez okres uzasadniony możliwością wykazania przebiegu korespondencji lub obrony przed roszczeniami,
  • dane związane z wykonaniem usługi – przez okres realizacji umowy, a następnie przez okres właściwy dla przedawnienia ewentualnych roszczeń,
  • dokumentacja serwisowa – przez okres uzasadniony potrzebą wykazania zakresu i sposobu wykonania usługi oraz obsługi ewentualnych roszczeń,
  • dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi,
  • dane związane z reklamacją lub gwarancją – przez okres prowadzenia sprawy, a następnie do czasu upływu okresu, w którym mogą być dochodzone związane z nią roszczenia,
  • dane przetwarzane w związku z postępowaniem sądowym, administracyjnym lub innym sporem – do czasu prawomocnego zakończenia postępowania oraz przez dalszy okres wymagany obowiązującymi przepisami,
  • dane wykorzystywane do marketingu – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu, wycofania wymaganej zgody lub ustania podstawy prawnej przetwarzania.

8. Monitoring wizyjny

Teren warsztatu oraz jego bezpośrednie otoczenie mogą być objęte monitoringiem wizyjnym.

Monitoring prowadzony jest w celu:

  • zapewnienia bezpieczeństwa osób przebywających na terenie warsztatu,
  • ochrony pojazdów i innego mienia,
  • zapobiegania kradzieżom i uszkodzeniom,
  • ustalenia przebiegu zdarzeń,
  • ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą przetwarzania danych z monitoringu jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie osób, pojazdów, mienia oraz jego praw.

Nagrania z monitoringu przechowywane są co do zasady nie dłużej niż 30 dni, chyba że nagranie stanowi lub może stanowić dowód w sprawie. W takim przypadku odpowiedni fragment może być przechowywany przez okres niezbędny do wyjaśnienia sprawy lub prawomocnego zakończenia odpowiedniego postępowania.

Obszary objęte monitoringiem są odpowiednio oznaczone.

9. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO przysługuje Państwu prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • uzyskania kopii danych,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych – jeżeli spełnione są warunki określone w RODO,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przenoszenia danych – jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
  • wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego,
  • wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli określone przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego na jej podstawie przed wycofaniem.

Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów, w szczególności gdy dalsze przetwarzanie danych jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

10. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli uznają Państwo, że Państwa dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z przepisami prawa, mają Państwo prawo wniesienia skargi do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
e-mail: kancelaria@uodo.gov.pl

Skorzystanie z prawa wniesienia skargi nie ogranicza innych środków ochrony prawnej przysługujących na podstawie obowiązujących przepisów.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe Klientów nie są wykorzystywane do podejmowania wobec nich decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na Klienta.

12. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z korzystaniem przez Administratora z usług informatycznych, chmurowych, poczty elektronicznej, narzędzi internetowych lub innych usług świadczonych przez międzynarodowych dostawców może w określonych przypadkach dochodzić do przetwarzania danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, odbywa się ono wyłącznie przy zastosowaniu podstaw przewidzianych w RODO, w szczególności:

  • na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo
  • z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

13. Dane pozyskane z innych źródeł

Niniejsza klauzula dotyczy przede wszystkim danych pozyskiwanych bezpośrednio od Klienta.

W związku z realizacją niektórych usług, w szczególności likwidacją szkód, obsługą pojazdów firmowych, flotowych lub leasingowanych, Administrator może otrzymać dane również od:

  • właściciela lub użytkownika pojazdu,
  • pracodawcy lub przedsiębiorstwa korzystającego z pojazdu,
  • ubezpieczyciela,
  • leasingodawcy,
  • zarządcy floty,
  • pełnomocnika Klienta,
  • innego podmiotu uczestniczącego w realizacji zlecenia.

Jeżeli zastosowanie ma art. 14 RODO, Administrator realizuje obowiązek informacyjny w zakresie i terminie wynikającym z tego przepisu.

14. Aktualność klauzuli

Klauzula może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

  • zmiany przepisów prawa,
  • zmiany sposobu przetwarzania danych,
  • wprowadzenia nowych usług,
  • zmiany dostawców systemów lub narzędzi wykorzystywanych przez Administratora.

Aktualna wersja klauzuli jest dostępna w siedzibie GLASS CAR oraz na stronie internetowej Administratora.